《北京知识产权法院行政案件起诉预登记办理指南（试行） 》 （征求意见稿）

        北京知产法院11.9日发布 

        为了保障涉外、港澳台申请人的诉权，确保审判工作顺利开展，本院根据《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国行政诉讼法》、《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国商标法》等相关法律和司法解释，并根据本院案件管辖的实际情况，特制定本指南。 

        第一章 预登记的申请 

        第一条[适用范围]申请人为涉外、涉港澳台的自然人、法人或其他组织，按照《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国商标法》的规定，在起诉期限内对专利复审委员会及商标评审委员会的授权、确权行政行为不服拟提起行政诉讼，但无法在起诉期限内办理完成公证、认证手续的，可以按照本指南向本院提出起诉预登记申请。 

        解读：涉外案件预登记，全称应为涉外及涉港澳台案件预登记（以下简称涉外案件预登记），是指在专利商标确权授权行政案件中，原告当事人为涉外或涉港澳台主体的，在起诉期限内因客观上无法完成其主体资质的公证认证手续，为保护当事人诉权，按照北京市高级人民法院《关于行政审判适用法律问题的解答（三）》第十六条[ 北京市高级人民法院《关于行政审判适用法律问题的解答（三）》第十六条：外国自然人、法人委托中国律师事务所或者有关代理机构进行行政诉讼事宜，如何计算起诉的期限？ 

        答：律师事务所或者有关代理机构受外国自然人、法人的委托代理行政诉讼事宜，律师事务所或者有关代理机构在法律规定的起诉期限内向法院递交起诉状和委托人签署的委托书的传真件或者电子邮件等初步证明，并在起诉后三个月内（有特殊情况难以如期办理的应当及时向受案法院说明原因）向受案法院递交委托书的公证、认证文件的，可以视为没有超过起诉期限。]的规定，准予原告在其他起诉材料齐备的情况下先行办理预登记，待当事人在指定期限内办理完成其主体资质的公证认证手续并提交法院后，法院再给予正式登记立案。涉外案件预登记在司法实务中已经操作多年，北京知识产权法院针对实践操作中出现的问题，在充分调研的基础上，并且按照立案登记制的要求对其进行了丰富和完善，进而制定本规定。 

        第二条[申请期限]申请人应当按照《中华人民共和国专利法》第四十一条、第四十六条，《中华人民共和国商标法》第三十四条、第三十五条、第四十四条、第四十五条、第五十四条规定的起诉期限向本院提出预登记申请，超过起诉期限且无正当理由的，不予办理。 

        解读：涉外案件预登记是在现行法律规定框架内制定和实施的，当事人向法院提起预登记应当符合现行法律规定，故而当事人向法院提起预登记应当在起诉期限内提起，不能以主体资质需要办理公证认证为由超过法定期限后提起诉讼。值得注意的是，本条规定的情形均为当事人起诉期限为30日或三个月，在该期限之内原告当事人或肯定无法完成公证认证手续，或按期提交公证认证手续具有较大困难，为保护当事人诉权，让涉外或涉港澳台当事人在诉讼制度中享受和中国大陆当事人相同的待遇，即符合国民待遇原则，法院准许其先行办理预登记。 

        在司法实务中还有部分知识产权行政案件的起诉期限为六个月，此类案件涉外或涉港澳台当事人有较为充足的时间办理公证认证手续，故而没有必要再另行给予当事人办理公证认证手续的时间，涉外案件预登记制度的适用范围不包括此类案件。 

        第三条[提交的手续] 预登记申请人应当提交符合要求的起诉状、被诉行政行为文书原件及送达证明、初步的委托代理手续等。 

        解读：在诉讼制度中，国民待遇原则可以被理解为让涉外或涉港澳台当事人在诉讼中享受和中国大陆当事人相同的待遇，其待遇既不低于中国大陆当事人，也不高于中国大陆当事人。准许涉外或涉港澳台当事人预登记，是因为涉外或涉港澳台当事人除主体资质的证明材料需要一定时间办理公证认证后补交，但其他起诉材料应当和中国大陆当事人一样在起诉期限之内提交。 

        第四条[公证认证办理期限]预登记申请获准后，申请人应当自其向法院提交预登记材料之日起三个月内办理公证、认证手续。申请人应当在承诺书中保证其在三个月内办理完成公证、认证手续，并来法院正式立案。 

        采用邮寄方式提起预登记，三个月的期限自邮件寄出之日起计算。 

        解读：当事人进行预登记应当签署对于补交公证认证手续的承诺书，这个承诺书既是当事人在相应期限内向法院补交公证认证手续的保证，也是当事人对于相关权利的处分。关于具体的期限，法院一般给予三个月，这是综合考虑了司法实践中不同国别当事人办理公证认证手续的最长期限，实践证明，三个月的期限是比较充裕的，大部分的公证认证手续均可以在一个半月左右的时间内办理完成。 

        涉外或涉港澳台当事人采用邮寄方式向法院提交起诉材料的，符合预登记条件的，本办法第十一条规定了当事人需要在七日内来院办理预登记手续，法院通常也会通知当事人在一定期限内来院办理预登记手续，为了避免出现当事人为了延长补交公证认证手续的期限而故意拖延来院办理的情况发生，法院对于采用邮寄方式向法院提交起诉材料的，相关的期限自邮件寄出之日起计算，但需要说明的是，当事人采用邮寄方式向法院提交起诉材料的应当在期限内来院办理预登记手续，没有正当理由或故意拖延来院办理预登记手续的，将失去办理预登记的机会，此情况下原告提起起诉的时间将被认定为补交公证认证手续的时间，很有可能已经超过起诉期限。此外，法院对于当事人补交公证认证手续不接受邮寄方式，这是为了避免该补交的公证认证原件在邮寄的过程中丢失，同时也是因为其材料审查需要当事人当面核对和解释。 

        第五条[诚信原则]申请人办理预登记应当按照法律、法规的规定，秉承诚实信用原则。如发生不诚信诉讼行为，应承担相应法律后果。 

        解读：涉外案件预登记虽然是在法院正式立案登记之前，但仍然应当遵守法律、法规的规定，秉承诚实信用原则。对于预登记期间的不诚信诉讼行为，法院会依法应予惩戒，严重的还会移送其他司法机关立案处理，当事人会和其他诉讼阶段一样承担相应的责任。 

        第二章 预登记的审查 

        第六条[预登记办理]预登记申请人应向法院提交符合本指南第三条规定的材料。 

        解读：此条再次强调了预登记办理时应当提交的材料内容，对于办理预登记再次给与当事人指引。 

        第七条[起诉状的要求]申请人为自然人的，起诉状应由其签字或捺印；原告为法人或其他组织的，起诉状应当签字或盖章。起诉状采用以上签署方式的，应当对起诉状进行公证、认证。 

        授权他人代为申请预登记的，如代理人有权代为起诉，起诉状可以由代理人签字或捺印。起诉状采用该签署方式的，应当在预登记申请时提交法院。 

        解读：中国大陆当事人提交的起诉状，原告为自然人的应当由本人签字或捺印，为法人或其他组织的应当盖章。基于国民待遇原则，对于外国或港澳台当事人原则上应当和中国大陆当事人保持一致，但是鉴于其他国家或法域内并不一定采用印章制，法人或其他组织也不一定备有公章，法院准许有权代为起诉的代理人代当事人签署起诉状。 

        需要注意的是： 

        第一，起诉是当事人在诉讼中的重大意思表示，这正是中国大陆当事人提交的起诉状必须由本人签字、捺印或盖章的原因，外国或港澳台当事人虽然因为客观原因可以予以变通，但亦应严格掌握，即必须是委托书上明确写有“代为起诉”或“代为签署起诉状”的代理人才能代当事人签署起诉状，法院在办理预登记时会审查初步的委托代理手续上是否有此明确的授权，仅写明有承认诉讼请求、代签法律文书的不能被法院认可； 

        第二，外国或港澳台当事人可以选择提交由代理人代为签署的起诉状，也可以选择提交由外国或港澳台当事人签字或盖章的起诉状，但如果选择提交由外国或港澳台当事人签字或盖章的起诉状，因为该起诉状是在中国大陆法域以外形成的，此起诉状也应当办理公证认证手续，如在保证期限内未办理起诉状的公证认证手续，即使其他材料办理了公证认证，也要承担无法正式登记立案的不利后果。 

        第八条[授权委托要求]授权委托书的传真件、复印件可以采用委托人所在国的官方语言、通用语言或当事人的工作语言，并附有中文翻译。 

        解读：在以往的审查中，法院曾经对于授权委托书使用的语言限定于当事人所在国的官方语言、通用语言，这样操作的原因在于此时提交的仅为授权委托书的传真件、复印件，其真实性本身就存疑，在此时出具一份非当事人所在国的官方语言、通用语言，而是使用了与当事人不相关的其他语言的委托书，很难不让人提出质疑，且实践中很多国家的政府机关和我国驻该国的领事馆不对使用非该国官方语言或通用语言的文件办理认证，时常有当事人因该问题无法在三个月期限内办理完成公证认证而向法院申请延期，强制授权委托书使用的语言限定于当事人所在国的官方语言、通用语言也有助于避免此情况的发生。 

        考虑到当前外国当事人和代理人的联系通常使用英语等工作语言，本办法没有再将授权委托书使用的语言限定于当事人所在国的官方语言、通用语言，增加了包含英语在内的工作语言，但是需要明确的是，如果授权委托书等文件使用了非当事人所在国的官方语言、通用语言的工作语言的，如果在办理过程中因为当事人所在国的政府机关或我国驻该国的领事馆不对使用非该国官方语言或通用语言的文件办理认证，造成无法在三个月期限内办理完成公证认证而向法院申请延期的，该延期的申请不会被法院所同意。 

        第九条[代理人要求]申请人委托他人代为办理预登记的，代理人应当符合以下条件之一： 

        （一）律师、基层法律服务工作者； 

        （二）当事人的近亲属或者工作人员； 

        （三）当事人所在社区、单位以及有关社会团体推荐的公民。 

        代理人如具有转委托权限的，可以转委托其他人代为办理预登记事宜，接受转委托的人应当符合本条第一款对代理人的要求。 

        解读：涉外案件预登记是在现行法律规定框架内制定和实施的，当事人办理预登记应当遵守《行政诉讼法》等法律、司法解释的规定，其委托的代理人亦应当符合《行政诉讼法》、司法解释等法律关于委托代理人的规定。 

        第三章 预登记的办理流程 

        第十条[登记取号]申请人来法院办理预登记的，先在导诉台登记，随后在立案大厅取号机选择“预登记”取号，排号等候办理。 

        第十一条[填表]对于审查合格的预登记申请由接待人员指导申请人填写行政预登记案件立案接待登记表、地址确认书，签署承诺书。 

        采用邮寄方式向法院递交预登记材料的，应自邮件寄出之日起七日内到法院窗口办理预登记手续。 

        第十二条[一次性告知] 接待人员应当将正式立案所需要的、申请人在预登记时尚未提供的材料在一次性告知书中列明，以便申请人准备。 

        第十三条[收取的材料]预登记办理完成后，接待人员应向申请人送达申请表格、送达地址确认书和承诺书的第三联，一次性告知书等。申请人应在送达回证上签字确认其收到以上材料。 

        第四章 立案程序 

        第十四条[正式立案]预登记申请人应当按照其在承诺书上保证的期限办理完成公证、认证手续，并在该期限内来法院办理正式立案。 

        解读：对于未在承诺书上保证的期限办理完成公证、认证手续并提交法院的，将按照其承诺书中承诺的内容处理，即视为未提交起诉材料。 

        第十五条[立案提交的材料]预登记申请人正式立案时应当提交行政预登记案件立案接待登记表、地址确认书和承诺书的第三联，一次性告知书，公证、认证手续及相应的中文翻译件以及一次性告知书中要求申请人补充的其他材料。 

        第十六条 ［延期申请］申请人因不可抗力或其他不属于其自身的原因难以在三个月期限内办理完公证、认证手续的，应当在到期前向法院说明原因并提交书面延期申请及相关证明材料。是否准予延期，由法院决定。 

        解读： 

        第一，申请延期必须在三个月保证期限之内书面提交申请书； 

        第二，可以被法院接受的延期理由仅限于不可抗力或其他不属于当事人自身的原因，在实践中出现的不可抗力有海啸、地震、地区军事冲突等，不属于当事人自身的原因有邮递公司在邮寄过程中将公证认证文件的原件丢失、当地政府因为行政效率延误办理，上述情况中只要当事人提交了证据证明上述情形存在，法院均会同意延期； 

        第三，延期并非是再增加三个月的期限，而是具体考虑造成延误的原因给办理造成多长时间的延误，对于该延误的时间给予“补偿”；第四，因为当事人自己遗忘、办事人员失误、办事人员对办理程序不了解等当事人自身原因申请延期的，法院不予同意。 

        第十七条[自然人公证认证手续]申请人为自然人的，应当提交经公证、认证的身份证明、授权委托书。 

        有双重或多重国籍的外国人，可以选择任一国进行公证、认证。 

        根据该国法律规定，该自然人不具备法律行为能力的，可由其监护人代为签署授权委托书等文件，但应提供证据证明存在监护关系，并经公证、认证。 

        第十八条[法人及其他组织公证认证手续]申请人为法人或其他组织的，应当提交经公证、认证的以下材料： 

        （一）主体存续证明文件等； 

        （二）法定代表人或授权代表人身份证明书； 

        （三）授权委托书； 

        （四）其他从境外取得的文件。 

        解读：在实践中，法定代表人身份证明书和授权委托书的效力问题是实践中经常出现的问题，针对这一问题我院会逐步公开一些办理规范的公证认证文件供大家参考使用。 

        第十九条[外国主体公证认证办理]申请人为外国主体的，应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。 

        解读：公证认证文件需要经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，但在实践中，因为使领馆只对相应的当地政府的文件进行认证，所以当事人往往将文件在所在国公证机关公证，需要经当地政府认证后再送交我国使领馆认证。此外，由于公司存续证明或自然人身份证明是由当地政府机关出具的，可以直接由当地政府认证后送交我国使领馆认证，免去公证机关公证环节。 

        第二十条[香港主体公证认证办理]申请人为香港特别行政区主体的，应当经司法部委托的香港律师作为委托公证人，负责出具有关公证文书，经司法部在香港设立的中国法律服务（香港）有限公司审核并加章转递后，送回内地使用。 

        第二十一条[澳门主体公证认证办理]申请人为澳门特别行政区主体的，应当经司法部委托的澳门律师作为委托公证人，或者由澳门公证部门负责出具有关公证文书，经司法部在澳门设立的中国法律服务（澳门）公司审核并加章转递后，送回内地使用。 

        第二十二条[台湾主体公证认证办理]申请人为台湾地区主体的，应当向台湾地区地方法院公证处或法院所属民间公证人事务所办理公证，并经海峡两岸交流基金会和海峡两岸关系协会审核并加章转递后，送回内地并经中国公证协会公证后，递交本院。 

        解读：第二十条、第二十一条、第二十二条均沿用了现行规定的行文，在实践中相关部门已经对部分操作环节进行了简化，法院对此现实也会予以尊重。 

        第二十三条[存续证明文件]外国法人或其他组织的存续证明文件的公证地应当是该法人或其他组织的所在国。申请人应当提交在所在国有关机构备案的最新文本。 

        该条所称的“所在国”，是指外国法人或其他组织的设立登记地国，也可以是办理了营业登记手续的其他国家或地区。 

        第二十四条[法定代表人或授权代表人身份证明]获得法定代表人或授权代表人身份可以由董事会或股东会决议授权，也可以由有权签署该证明文件的董事或其他人员授权。 

        申请人所在国有关机关认可法人或其他组织印章效力，或者申请人已将其印章底版及效力说明在所在国登记机关备案的，亦可以加盖印章。 

        上述情形均须提交相关证明文件。 

        第二十五条[起诉状内容恒定]申请人立案时提交的起诉状应当与预登记时向法院提交的起诉状内容一致。 

        解读：起诉状应当在预登记办理时即提交法院，不应事后提交替换版本，准许涉外或涉港澳台当事人办理预登记是因为上述当事人办理和补交公证认证文件客观上确需一定时间，才给予当事人一定办理的期限，该期限仅应被用于办理和补交公证认证文件，在起诉期限内，外国或港澳台当事人准备起诉状并不会遇到比中国大陆当事人更多的困难，基于国民待遇原则，其获得在起诉期限之外补充完善起诉状的权利也就没有正当性。 

        第二十六条[授权委托书]授权委托书应当由法定代表人或授权代表人签署，也可以由有权签署该文件的董事或其他人员签署。 

        申请人完成预登记后变更代理人的，应当在正式立案时提交的经公证、认证的授权委托书中予以明确变更的内容。 

        解读：经过公证认证的委托书原则上应当与预登记时提交的委托书一致，以保证办理预登记的委托代理人通过事后提交的公证认证文件证明其已经获得了当事人的授权。考虑到当事人有可能变更代理人，本指南列明了当事人变更代理人的处理方式，即在正式立案时提交的经公证、认证的授权委托书中写明变更的内容，以此既保障了当事人变更代理人的权利，又确保了办理预登记的代理人的行为有效。 

        第二十七条[公证认证文件密封原则]所有经公证、认证的文件不得拆封，否则须重新办理公证、认证手续。 

        解读：各个国家或地区的公证认证文件一般均采用了火漆、钢钉、骑缝章、信封封存等方式保证公证认证文件各页的完整性和连贯性，在实践中有些当事人或因为不慎，或为了复印方便，破坏了火漆、钢钉等，或者将信封自行拆封，该情形下因其完整性和连贯性无从保证，只能重新办理公证、认证手续，如无法在预登记保证的期限内补交，其不利后果只能由当事人自行承担，故而本指南专门规定本条提示当事人。 

        第二十八条[立案处理结果]预登记申请人正式立案的，区别以下情况处理： 

        （一）申请表格、送达地址确认书和承诺书第三联核对无误，申请人材料齐备且未超过申请人承诺的保证期限的，按照法律规定立案； 

        （二）申请人材料不齐且未到期的，接待法官应当告知其补正后立案； 

        （三）申请人材料不齐且已经到期的、材料不符合要求且已经到期的、无正当理由逾期不补充材料的、未在承诺期内提交书面申请延期的、延期申请经审查不符合要求的，按照承诺书中的事项由申请人承担相应后果。 

        （四）申请人撤回预登记申请的，应当将申请表格、送达地址确认书和承诺书第三联退还法院，法院将已收取的材料退还申请人，并做销案处理。 

        第五章 附则 

        第二十九条[指南解释与适用]本指南由北京知识产权法院立案庭负责解释。 

        本指南与法律、法规或司法解释不一致的，以法律、法规或司法解释为准。 

        第三十条[实施时间]本指南自201*年 *月* 日起施行。 

        附件一 申请人预登记提交材料清单 

        （一）起诉状正本一份； 

        （二）行政机关做出的决定或裁定的原件及送达证明材料一份； 

        （三）授权委托书的传真件、复印件或能够完整证明存在委托关系的其他材料等（需附翻译件）； 

        （四）律师事务所所函或有关代理机构指派函； 

        （五）受托人的律师证复印件、专利代理人执业证复印件或其他代理人的身份证明文件复印件； 

        （六）其他有关的材料。